Általános ismertető ügyviteli rendszer

Rugalmas vállalatirányítási rendszer kis- és

középvállalatoknak

A LIBRA3S integrált vállalatirányítási rendszert több mint 600 cég alkalmazza országszerte. A vállalatirányítási szoftver egyik legfőbb jellemzője a rugalmasság: az egyes modulok tetszőleges összeállításban használhatók az adott szervezet igényei szerint. Egyes ügyfeleink például kizárólag a LIBRA3S Mérleg főkönyvi, vagy a LIBRA3S Számla modult használják egyetlen számítógépen, míg mások mind a 12 modult tartalmazó komplex LIBRA3S rendszert üzemeltetik 20-30 gépből álló hálózaton, akár több telephelyen is. Több száz LIBRA3S ügyfelünk nagy része természetesen valahol a két véglet között helyezkedik el.

A LIBRA3s rendszerben, az integráltság révén, a programok együttműködnek egymással, közös adatbázisból dolgoznak, így nincs szükség többszöri adatbevitelre, korábban felvitt tételek hosszadalmas keresésére. A LIBRA3S jogosultsági rendszere révén minden felhasználó csak olyan adatokat láthat, használhat és módosíthat, amire engedélye van.

A rendszer további előnye a széles körű lekérdezési lehetőség: tetszőleges listák és kimutatások készíthetők minden programból. Betanítása és bevezetése ugyanakkor nem időigényes: pár naptól néhány hétig terjedhet, amely a kisebb cégek számára kisebb költségterhet is jelent. Nemzetközi vetélytársaival szemben nem csak kedvezőbb díjszabása miatt van előnyben, de a helyi fejlesztés lehetővé teszi, hogy az ügyfelek egyedi igényeire gyorsabban reagáljunk.

Az ügyviteli szoftver funkcionalitásai

Egyetlen program vagy komplex rendszer, Ön dönt!

PÉNZÜGYI-SZÁMVITELI FUNKCIÓK

MÉRLEG modul

A Libra3s vállalatirányítási rendszer Mérleg modulja egy általánosan felhasználható, szektor független értékkönyvelési program, az analitikus funkciók összefoglaló szintetikus rendszere. Segítségével a főkönyv vezetése és a beszámolók elkészítése mellett szinte az összes adatszolgáltatási kötelezettség elkészíthető. A több gazdasági időszak párhuzamos kezelése, a három- és négydimenziós könyvelési szerkezet, az analitikus szintű lefúrási lehetőség és a teljes integráltság biztosítja a komplex és hatékony gazdasági analízist, akár napi, heti, havi bontásban. A vállalatirányítási szoftver lehetővé teszi a folyamatosság-, az ellenőrizhetőség- és egyeztethetőség elvének betartását a könyvvitelben.

LIKVID modul

A Libra3s ügyviteli rendszer Likvid funkciója a pénzügyi nyilvántartásokat öleli fel, támogatja a vevői és szállítói folyószámlák vezetését, a napi bank- és pénztárcsomagok kezelését, és a különböző ÁFA pozíciók szerinti bevallások elkészítését. Az ügyviteli rendszerben már a főkönyvi könyvelést megelőzően is biztosított a pontos ÁFA analitika. A Libra3s vállalatirányítási rendszer Likvid modulja lehetőséget ad arra, hogy a felhasználó banki átutalásait fájlba készítse el, azaz a különböző bankokkal home banking kapcsolat alakítható ki. Ezen túlmenően az ügyviteli rendszer segítséget ad a rendszeres és egyedi pénzügyi levelezésben.

SZÁMLA modul

Az integrált vállalatirányítási rendszer Számla funkciója a kimenő számlák elkészítéséhez nyújt segítséget. A funkcióban kézi rögzítéssel, vagy a kapcsolódó, integrált modulokból az adatokat automatikusan átemelve készíthető kimenő számla. A vállaltirányítási rendszer a számlák összeállítását többféle módozatban támogatja: készíthető eseti-, időszaki-, előleg-, visszáru-, helyesbítő-, proforma-, sztornó- és független jóváíró számla. A Libra3s szoftver az ismétlődő kiszámlázásokat ún. „időszaki számlaállomány” létrehozásával teszi hatékonyabbá. Az Libra3s rendszer számos hazai nyomdaipari számlaformátumot támogat, de lehetőség van saját, egyedi számlaképek kialakítására is. A vállalatirányítási szoftver Számla modulja rendelkezik forintos és devizás, magyar és kétnyelvű számlaformátumokkal is.

PÉNZTÁR modul

A Libra3s vállalatirányítási rendszer Pénztár modulja látja el a gazdálkodó szervek házipénztárával kapcsolatos nyilvántartási, bizonylatkezelési és kimutatási feladatokat, és segítséget nyújt a napi pénztári események kezelésében. A rendszer egyszerre több pénztár vezetését teszi lehetővé. Megvalósítja az előleg kezelés teljes körű nyilvántartását, elszámolását, biztosítja az időszaki pénztárjelentés és a különböző pénzmozgásokkal járó bizonylatok kiállítását, szabály szerinti kezelését.

TÁRGYI modul

Az integrált vállalatirányítási rendszer Tárgyi funkciója biztosítja a mindenkori törvényi előírásoknak megfelelően az immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását, és lehetőséget ad az éves beszámolóhoz szükséges mellékletek, kiegészítések elkészítésére. A rendszer nyolcféle értékcsökkenési mód számítására ad lehetőséget és támogatja a mobil vonalkód olvasók alkalmazását, valamint lehetőséget biztosít az adó- és számviteli törvény szerinti értékcsökkenési elszámolásokon túl egy harmadik típusú (tulajdonos, terv,…) ÉCS számítására is. A Libra3s Tárgyi modulja kezeli az egy- és kétévi, lineáris és teljesítményarányos leírások Tervszerinti és Terven felüli értékcsökkenését. Valódi „napi” értékcsökkenés számolására és előrejelzésére is módot ad a rendszer.

TÉMA modul

A Téma modul a Libra3s szoftver szerződés nyilvántartó rendszere, mely szállítói és vevői szerződések, valamint keretszerződések kezelésére szolgál. A modul felhasználási lehetősége a vállalkozás, illetve intézmény tevékenységi körétől függően igen sokféle lehet: az építőipari felhasználástól a lízingdíj számlázás előkészítésén keresztül a különféle rendezvényekkel, produkciókkal kapcsolatos szerződések nyomon követéséig, szinte bármi. Ezen kívül a különféle – kapott, adott, vagy közvetített – támogatások ütemezése, ezen források, keretösszegek elköltése is nyilvántartható a Libra3s-sel. A vállalatirányítási szoftver Téma modulja nyomon követi a szerződések állapotának változásait: megkülönböztetünk terv, élő és teljesített szerződéseket. Tetszőleges számú bizonylatot csatolhatunk a szerződéshez, melyek a képernyőn megtekinthetők.

CASHCENTER modul

A vállalatirányítási rendszer CashCenter moduljában mód van az esedékessé váló szállítói számlákhoz az átutalások előkészítésére, nyomtatására, banki modemes kapcsolat esetén a bankhoz való eljuttatatására, valamint a banki rendszerből letöltött kivonatok beolvasására, így a napi bankcsomagok Libra3s rendszerbe való importálására, feldolgozására. A modul segítségével a bankból elektronikus úton érkező napi banki információkat automatikusan lehet a Likvid modulban rögzíteni. A LIBRA Szoftver Cash Center moduljának használatával a napi banki adatok feldolgozása, valamint a bank felé kiinduló átutalások elküldésének munkaigénye az ellenőrzésre korlátozódik.

KERESKEDELMI-LOGISZTIKAI FUNKCIÓK

KÉSZLET modul

A Libra3s vállalatirányítási rendszer Készlet moduljának feladata a vállalat alapanyag- és árukészletének pontos nyilvántartása, a cikkekhez a kartonok vezetése. A klasszikus raktárak, cikk-kartonok kezelésén túl, az ügyviteli rendszer e modulja alkalmas a vám-, bizományosi-, és idegen áru raktárak kezelésére, vevői és szállítói megrendelések rögzítésére, melyek segítségével készletfoglalás kezdeményezhető. A raktári bevételezés és kiadás alapján a Libra3s-ben nyomon követhetők az egyes cikkek tranzakciói. A vállalatirányítási rendszer Készlet funkciója kezeli a raktáron belüli egyedi területek nyilvántartását, segítséget ad a leltárak elkészítésében, alkalmazva a vonalkód olvasókat és akár a vonalkód nyomtatókat is.

RENDEL modul

A kis- és középvállalkozások klasszikus kereskedelmi, beszerzési, üzleti feladatait segítő funkció, a vevői és szállítói megrendeléseket, ajánlatkéréseket és visszaigazolásokat tartja nyilván. Az egyes bizonylatok adatai egymásba ágyazhatóak, másolhatóak annak érdekében, hogy könnyítsék az üzletszerzést és a vevők kiszolgálását. Az elfogadott ajánlatot több más alrendszer is használja, mint pl.: a Téma (szerződésekhez köthető), Készlet (szállító levélhez felhasználható), Számla (a rendelésből számlát lehet előkészíteni).

VONAL modul

A Libra3s vállalatirányítási rendszer Vonal modulja az adatbevitelt és leltározást segítő vonalkód nyomtatást és olvasást teszi lehetővé, valamint a gyári számok nyomtatását és készletkezelését nyújtja. A rendszer képes a cikktörzshöz vonalkódot rendelni, előre megvásárolt vonalkód törzset is tud kezelni, vagy lehetőséget biztosít saját vonalkód gyártására.

GYÁRTÁS modul

Az Gyártás modul segítségével a vállalat termelési folyamatainak menedzselését valósíthatjuk meg. Egyszerű sorozat jellegű gyártást, összeszerelést, értékesítési csomagok előállítását célozza meg. A Libra3s rendszer receptúra, vagy egymásba épülő darabjegyzékek alapján támogatja a gyártási folyamatot. A szoftver képes adott cikkhez darabjegyzéket, gyártási utasítást összeállítani, mely egészen a raktárból való kiadástól, a gyártási folyamat zárásáig tart. A késztermék darabjegyzéke határozza meg a terméket alkotó különböző komponenseket (cikkelemeket), és a komponensek megfelelő mennyiségét. A modul lehetőséget ad anyagszükséglet tervezésre, amely figyelembe veszi az úton levő szállítói megrendeléseket, a foglalt raktárkészletet az esetleges vevői megrendeléseket, vagy gyártási foglalásokat, valamint a különböző raktárakban lévő szabad mennyiségeket.

MENETLEVÉL modul

A Menetlevél modul a Libra3s ügyviteli rendszer részeként a vállalat gépjárműflottájának, munkagépeinek kezelésében valamint az energiafelhasználás és útnyilvántartás adminisztrációjában nyújt segítséget. A fogyasztási normák alapján a szoftver automatikusan számol a menetlevél felvitelekor. A modul képes az útviszony szorzók és pótlékok segítségével a fogyasztás korrigálására is. A vállalatirányítási rendszer a járművekhez megadott normák, és a viszonylathoz megadott útviszony szorzók alapján kiszámolja az adott jármű norma szerinti fogyasztását. Ezt összevetve a tényleges fogyasztással üzemanyag megtakarítás, illetve többlet számolható.

CRM modul

A LIBRA CRM a vállalat értékesítési és marketingstratégiájának továbbfejlesztésére alkalmas. Megmutatja az értékesítést megelőző és az értékesítést követő sales és marketingtevékenységeket ügyfelekre és ügyféltípusokra lebontva. Elemezhetők az értékesítési lehetőségek, különböző, tetszőleges szintek definiálásával. Így a megnyert és elvesztett ügyféllehetőségek analízisével javítható a vállalat értékesítési eredményessége.
A modul megmutatja, hogy a megszerzett ügyfelek közül melyek a legértékesebbek és milyen értékesítési potenciál rejlik bennük. Könnyen kezelhetővé teszi a potenciális ügyfeleket, akik ezáltal egységes kampányokba szervezhetők. A modulban lehetőség van a feladatok munkatársaknak történő kijelölésére, és azok visszaigazolására is, ezáltal könnyen nyomon követhetők az események, az ügyfél utógondozás időintervalluma lecsökken.
Egy CRM rendszer elengedhetetlen feltétele a direkt marketing támogatása, ennek megkönnyítése érdekében azonnali email kapcsolatot kezdeményezhetnek potenciális-, és már meglévő ügyfeleikkel. Ezt a Libra3s integrált vállalatirányítási rendszerrel való integráció teszi lehetővé.
A rendszerben rögzített törzsek alapján, számtalan módon csoportosíthatók, rendezhetők, lekérdezhetők az adatok, ezáltal az értékesítési szakemberek gyorsabban jutnak pontos információkhoz.
A rendszer több felhasználó számára biztosítja az ügyféladatokhoz való egyidejű, biztonságos hozzáférést, akár földrajzilag távol eső telephelyek esetében is.

VEZETŐI INFORMÁCIÓS FUNKCIÓK

KONTROLLING modul

A Libra3s Kontrolling moduljának feladata kiterjed a vállalati célok meghatározására, ellenőrzések gyakorlására a tervek és eredmények összevetésével, az információk beszerzésére, feldolgozására döntés előkészítés céljából, valamint vezetői segédletet biztosít a vállalatirányítás felé. Segítségével bármilyen információt lekérhetünk az általunk rögzített bizonylatokról. A szerkeszthető listák funkció segítségével egyedileg összeállított, testre szabott riportok készíthetők a kiválasztott adatmező tartalmak felhasználásával és a rendezettség meghatározásával. A listák, a megfelelő szűrési feltételek beállítása után bármikor felhasználhatóak, összevontan vagy tételesen megjeleníthetőek. Így, a Libra3s-ben nem található, speciális igények is kielégíthetőek. A Cash Flow kimutatás funkcióval pénzügyi előrejelzés készíthető. A költségfelosztás funkció alkalmas a cégek elsődlegesen és másodlagosan könyvelt költségeinek felosztására. A felosztás százalékos és tételarányos lehet.

INFOCENTER modul

A Libra3s rendszer bármely funkciójában berögzített adatait összegyűjtő InfoCenter egy interaktív, elemző táblázat része, mely a vezetői információk gyors elérését teszi lehetővé. Az adatok összegyűjtését követően, a táblákat egyedileg összeállítva, a teljes állomány lekérdezhetővé válik, akár összefüggéseiben is. Ugyanakkor az ügyviteli rendszer Interface felülete lehetővé teszi, hogy akár Excel-ből átvehetők legyenek pl. tervtáblák, vagy különböző költségfelosztási algoritmusok. Az InfoCenter modul feladata, hogy a Libra3s integrált rendszer adataiból dinamikus legyűjtéseket végezzen. A dinamikus listák lehetővé teszik, hogy a Libra3s program analitikus rendszereiből tetszőleges formátumú és tartalmú lekérdezéseket hajtsunk végre. Ezekben a lekérdezésekben az előgyűjtésben szereplő oszlopokból saját riportok, listák hozhatók létre, ezek tetszőlegesen rendezhetők, szűrhetők, összegfokozat kérhető rájuk. A dinamikus listák paraméterei elmenthetők, ezért bármikor újra futtathatók.

KIEGÉSZÍTŐ FUNKCIÓK

INTERFACE modul

A LIBRA3S integrált vállalatirányítási rendszer önmagában konzisztens, a bevallásoknak, törvényi elvárásoknak meg tud felelni. Ugyanakkor nem kíván lefedni minden az ügyfelek által elvárt modult, így szükségszerűvé vált, hogy idegen rendszerek adatait is át tudja venni, úgy, hogy a megszokott „APEH-álló” adatbázis továbbra is az ügyfeleké lehessen. A Libra3s Interface moduljának segítségével adatokat képes fogadni és jól meghatározott módon adatokat tud átadni idegen rendszereknek.

NAPTÁR modul

A Naptár a Libra3s központi, kulcs modulja, mely kapcsolatban áll az összes funkcióval. Minden határidővel kapcsolatos esemény rögzíthető ebben a rendszerágban. A szoftverben definiálni lehet, hogy a pontos határidő előtt mennyivel korábban, és kit figyelmeztessen a rendszer. Egy adott személynek, vagy megadott csoport tagjainak 3 szintű figyelmeztető üzenet küldhető. Készíthető benne személyes, vagy a Libra3s eseményeihez kapcsolható naptári bejegyzés. Az aktuális dátum alatt részletezni lehet a teljesített, vagy még nyitott feladatokat. A nyitott feladatokat, a teljesítést követően kész státusszal lehet ellátni. A teljesült, naptárba bejegyzett határidős feladatok paraméter beállítások alapján, kívánság szerint törölhetők.

ÜZEN modul

A Libra3s vállalatirányítási rendszer felhasználóit összekötő modul, lehetőséget kínál a különböző csoportokban dolgozó kollégáknak, hogy értesítéseket, üzeneteket küldjenek egymásnak. Az Üzen modul a levelezési rendszerektől megszokott feladatokat látja el. Lehetőség van egyes személynek, vagy csoportosan küldeni egy-egy üzenetet. Egyetlen feltétel van csak: Libra3s felhasználónak kell lenni és az üzenet elérhetővé válik akár távoli telephelyen is, országhatáron belül, vagy kívül. Az üzenet lehet levél, naptári bejegyzés figyelmeztetése az adott felhasználó előjegyzési naptárából, vagy beépített Libra3s események határidőire való emlékeztetés. A naptárbeli határidők üzenetei kiemelt jelzéssel jelennek meg, és a feladatok teljesültének üzeneteit szintén más jelzéssel látja el a rendszer.

HUMÁN modul

"BaBér" A BaBér rendszer nem szorosan integrált része a LIBRA3S programcsaládnak. Külső beszállító terméke, mely a számfejtések adatait feladással továbbítja a számviteli (Mérleg) funkció felé. A bérszámfejtési, TB–elszámolási és munkaügyi teendőket kezelhetjük. A modul megfelel a mindenkori bérelszámolási, adóelőleg-levonási, nyilvántartási és könyvelési szabályoknak. A felsoroltakon kívül képes egyéb kapcsolódó feladatok ellátására, mint pl.: Cafetéria, munkaruha, nevelési ellátás, jelenlét, munkaszám, dotáció.

Az ügyviteli program rendszerkövetelményei

A szerver javasolt teljesítményigénye:

a) Adatbázis szerver:

• Pentium IV, min. 2,4 GHz processzor, vagy jobb (esetleg 2 processzor)
• 4-6 GB operatív memória
• 40 GB SCSI HDD + fizikai RAID megoldás
• CD, hálózati csatoló, stb.
• Windows 2003, vagy Windows 2008 Server op. rendszer

b) Munkaállomás:

• Pentium-IV - 2,2 GHz
• 512 MB operatív memória
• 40 GB HDD • CD, hálózati csatoló, stb.
• Windows XP pro HUN operációs rendszer.
• 17" monitor

A javasolt személyi számítógépbe, vagy bármely más beszerzett berendezésbe Windows XP operációs rendszert javaslunk.