Tudástár

Elektronikus számla

    A jogi rendelkezések az elektronikus számla két formáját ismerik el:

EDI számla (Electronic Data Interchange)

A számlák hitelességét a hálózat zártsága biztosítja, mely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő külső beavatkozást. Az EDI rendszernek így nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mivel lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. A zárt kommunikáció miatt a feleknek előzetesen és írásban kell megállapodniuk arról, hogy pontosan milyen formátumot használnak és részletes technikai specifikációt adnak mind az EDI üzenetekről, mind pedig a rendszer használatáról. Az EDI rendszerben számlát kiállító havonta köteles a havi bevallás benyújtására előírt határidőben papír alapú összesítő dokumentumot kiállítani, melynek egyik példányát megküldi a vevőnek, a másik példányát pedig megőrzi.

PKI számla (Public Key Infrastructure)

Az elektronikus számlázásnak ennél a fajtájánál fontos szerepe van az elektronikus aláírásnak. Az elektronikus számla és az elektronikus aláírás itt elválaszthatatlanok egymástól. Egy elektronikus aláírás csak egy elektronikus számlához tartozik és fordítva. Az aláírás tárolja a számlára vonatkozó információkat tárolja, valamint többek között az aláíró nevét is. Az elektronikus aláírás során a számlából egy hosszú ellenőrző számot képzünk, ezt a számsort kódolja a számla kibocsátó a saját titkos kulcsával, melyet bárki a küldő nyilvános kulcsával visszafejthet. Így biztosítható a tartalom és az eredet hitelessége.  A PKI alapú számlázás során szükség van még egy időbélyegre is, mely a számla létrehozásának pontos időpontját mutatja. A PKI rendszerben kiállított számlák esetében pontosan tudjuk, hogy ki, mikor, milyen tartalommal hozott létre egy számlát, és ezek az információk nem manipulálhatók.

Az elektronikus számla előnyei:

• költséghatékonyabb, környezetbarátabb mint a hagyományos, papír alapú számla  (nincsen nyomtatási, faxolási, postai költség)
• gyorsabban ér el az üzleti parnerekhez, ezáltal hamarább kerülhet feldolgozásra
• kiváltja a felesleges papírmunkát, helytakarékos
• lecsökkenti a hibás, rontott számlák mennyiségét, egyszerűvé válik a számlamásolatok elkészítése és küldés
• a bizonylatok nem módosíthatóak, nem törölhetőek, illetéktelen hozzáféréstől védettek
• az adatok hozzáférése titkosított csatornán keresztül történik,
• az elektronikus számlák bárhonnan elérhetőek és visszakereshetőek
• csökkennek az élőmunka ráfordítás költségei
• presztizs értékű, mivel ez a technológia még igen újnak tekinthető a hazai üzleti gyakorlatban